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====== 10. Buenas prácticas ======

Gestionar bien una biblioteca escolar no depende solo de conocer PMB.

Depende de trabajar con rutinas claras.

Una biblioteca puede tener un catálogo correcto y aun así desordenarse si no hay
hábitos compartidos.

Este capítulo cierra el curso con una propuesta práctica para mantener la
biblioteca durante todo el curso escolar.

La idea es sencilla:

> Mejor una rutina pequeña que se cumple cada semana que un plan perfecto que
> nadie puede sostener.

===== Objetivos de aprendizaje =====

Al terminar este capítulo serás capaz de:

  * Organizar una rutina semanal de biblioteca.
  * Preparar tareas mensuales de revisión.
  * Planificar el inicio de curso.
  * Planificar el final de curso.
  * Evitar duplicados y desorden en el catálogo.
  * Repartir tareas entre varias personas.
  * Documentar criterios internos.
  * Elaborar un plan anual básico de gestión de biblioteca.

===== Explicación sencilla =====

PMB ayuda a gestionar la biblioteca, pero no decide por el centro.

El centro debe acordar criterios.

Ejemplos:

  * cómo se catalogan los libros;
  * cómo se escriben las ubicaciones;
  * qué plazos de préstamo se aplican;
  * cuándo se revisan retrasos;
  * quién puede prestar;
  * quién puede modificar registros;
  * cómo se comunican incidencias;
  * qué se revisa al inicio y final de curso.

Si esos criterios no están escritos, cada persona trabajará a su manera.

Eso genera problemas:

  * registros duplicados;
  * ubicaciones distintas para el mismo lugar;
  * préstamos sin seguimiento;
  * usuarios antiguos activos;
  * ejemplares perdidos sin revisar;
  * cambios que nadie recuerda.

==== Rutina semanal ====

La rutina semanal mantiene la biblioteca viva.

No hace falta que sea larga.

Puede incluir:

  * registrar devoluciones pendientes;
  * revisar préstamos vencidos;
  * colocar libros devueltos;
  * revisar incidencias;
  * catalogar una pequeña tanda de libros;
  * responder dudas del profesorado o alumnado.

==== Rutina mensual ====

La rutina mensual permite mirar con más perspectiva.

Puede incluir:

  * revisar informes básicos;
  * detectar ubicaciones mal escritas;
  * revisar usuarios con préstamos pendientes;
  * comprobar libros deteriorados;
  * actualizar el cuaderno de cambios;
  * preparar una mini memoria.

==== Inicio de curso ====

El inicio de curso es el momento de preparar el sistema.

Tareas habituales:

  * revisar usuarios;
  * actualizar grupos;
  * crear usuarios nuevos si procede;
  * revisar permisos internos;
  * comprobar reglas de préstamo;
  * revisar ubicaciones;
  * preparar usuarios y ejemplares de prueba;
  * recordar al claustro cómo funciona la biblioteca.

==== Final de curso ====

El final de curso sirve para cerrar bien.

Tareas habituales:

  * reclamar devoluciones pendientes;
  * revisar préstamos activos;
  * detectar ejemplares perdidos;
  * registrar deterioros;
  * preparar memoria;
  * anotar mejoras para el curso siguiente;
  * dejar documentados criterios y cambios.

==== Documentación interna ====

La biblioteca necesita una pequeña documentación interna.

No debe ser complicada.

Puede contener:

  * criterios de catalogación;
  * formato de códigos;
  * lista de ubicaciones válidas;
  * tipos de usuario;
  * rutina semanal;
  * rutina mensual;
  * canal de incidencias;
  * cuaderno de cambios;
  * tareas de inicio y final de curso.

Esta documentación evita que el conocimiento se pierda cuando cambia la persona
responsable.

===== Pasos numerados =====

==== Crear una rutina semanal ====

  - Decide qué día se revisará la biblioteca.
  - Reserva un tiempo realista.
  - Revisa devoluciones pendientes.
  - Revisa préstamos vencidos.
  - Coloca o prepara libros devueltos.
  - Anota incidencias.
  - Catalogar solo si queda tiempo.
  - Cierra la sesión y deja anotado lo pendiente.

Ejemplo:

> Todos los viernes a primera hora se revisan devoluciones, retrasos e
> incidencias. La catalogación queda para los miércoles.

==== Crear una rutina mensual ====

  - Elige una semana fija del mes.
  - Consulta informes básicos.
  - Revisa préstamos pendientes.
  - Revisa libros deteriorados o perdidos.
  - Comprueba ubicaciones problemáticas.
  - Actualiza el cuaderno de cambios.
  - Redacta una nota breve de seguimiento.

==== Preparar el inicio de curso ====

  - Revisa la documentación interna.
  - Comprueba usuarios del curso anterior.
  - Actualiza grupos o cursos.
  - Crea usuarios nuevos si procede.
  - Revisa reglas de préstamo.
  - Comprueba usuarios internos y permisos.
  - Haz una prueba de préstamo y devolución.
  - Comunica al claustro la rutina básica.

TODO verificar: procedimiento real del centro para actualizar usuarios y grupos.

==== Preparar el final de curso ====

  - Saca listado de préstamos activos.
  - Revisa retrasos.
  - Comunica devoluciones pendientes.
  - Revisa ejemplares deteriorados.
  - Anota ejemplares no localizados.
  - Prepara una memoria breve.
  - Anota mejoras para el curso siguiente.
  - Deja el cuaderno de cambios actualizado.

==== Evitar duplicados ====

  - Busca siempre antes de crear.
  - Busca por título.
  - Busca por autoría.
  - Busca por ISBN si existe.
  - Revisa resultados parecidos.
  - Si hay duda, no crees otro registro.
  - Anota el caso para revisión.

==== Repartir tareas ====

  - Lista tareas habituales.
  - Indica quién puede hacer cada tarea.
  - Ajusta permisos a esas tareas.
  - Evita que todo dependa de una persona.
  - Documenta el procedimiento.
  - Revisa el reparto al menos una vez por curso.

Ejemplo:

| Tarea                    | Persona o perfil                        |
| ------------------------ | --------------------------------------- |
| Préstamos y devoluciones | Equipo de biblioteca                    |
| Catalogación             | Responsable de biblioteca               |
| Informes mensuales       | Coordinación de biblioteca              |
| Incidencias técnicas     | Administración responsable del servicio |

===== Capturas de pantalla =====

TODO captura: informe de préstamos activos para rutina semanal.

TODO captura: listado de retrasos.

TODO captura: listado por ubicación.

TODO captura: ejemplo de cuaderno de cambios.

TODO captura: usuarios de prueba.

TODO captura: informe útil para memoria final.

TODO captura: ejemplo de registro duplicado detectado.

===== Consejos =====

  * Empieza con rutinas pequeñas.
  * Escribe los criterios del centro.
  * Busca antes de crear.
  * Revisa préstamos pendientes cada semana.
  * No dejes devoluciones sin registrar.
  * Usa usuarios y ejemplares de prueba.
  * Mantén pocas ubicaciones y bien nombradas.
  * Reparte tareas con permisos adecuados.
  * Documenta cambios importantes.
  * Al final de curso, deja preparada la biblioteca para la siguiente persona.

===== Errores frecuentes =====

  * Intentar catalogar toda la biblioteca de golpe.
  * No revisar préstamos vencidos.
  * Dejar libros devueltos sin registrar.
  * Cambiar criterios sin avisar.
  * No documentar ubicaciones.
  * Crear registros duplicados por prisa.
  * Dar permisos excesivos a todas las personas.
  * No actualizar usuarios al inicio de curso.
  * Llegar a final de curso sin revisar préstamos activos.
  * Depender de una sola persona para todo.

Ejemplo:

> Si solo una persona sabe cómo se catalogan los libros, la biblioteca se vuelve
> frágil. Si esa persona cambia de centro, el equipo pierde el criterio de
> trabajo.

===== Ejercicios prácticos =====

==== Ejercicio 1. Rutina semanal ====

Diseña una rutina de 30 minutos.

| Tarea                | Tiempo previsto |
| -------------------- | --------------- |
| Revisar devoluciones |                 |
| Revisar retrasos     |                 |
| Colocar libros       |                 |
| Anotar incidencias   |                 |
| Tarea adicional      |                 |

Después responde:

  * ¿Qué día se hará?
  * ¿Quién la hará?
  * ¿Qué queda fuera de esta rutina?

==== Ejercicio 2. Rutina mensual ====

Diseña una revisión mensual.

| Apartado                | Acción |
| ----------------------- | ------ |
| Préstamos activos       |        |
| Retrasos                |        |
| Ubicaciones             |        |
| Ejemplares deteriorados |        |
| Informes                |        |
| Cuaderno de cambios     |        |

==== Ejercicio 3. Checklist de inicio de curso ====

Marca las tareas necesarias.

| Tarea                        | Responsable | Hecho |
| ---------------------------- | ----------- | ----- |
| Revisar usuarios             |             | [ ]   |
| Actualizar grupos            |             | [ ]   |
| Revisar permisos             |             | [ ]   |
| Probar préstamo              |             | [ ]   |
| Probar devolución            |             | [ ]   |
| Comunicar normas al claustro |             | [ ]   |

==== Ejercicio 4. Checklist de final de curso ====

Prepara el cierre.

| Tarea                             | Responsable | Hecho |
| --------------------------------- | ----------- | ----- |
| Revisar préstamos activos         |             | [ ]   |
| Comunicar devoluciones pendientes |             | [ ]   |
| Revisar ejemplares perdidos       |             | [ ]   |
| Revisar deterioros                |             | [ ]   |
| Preparar memoria                  |             | [ ]   |
| Anotar mejoras                    |             | [ ]   |

==== Ejercicio 5. Plan anual básico ====

Completa este plan.

| Momento                       | Tareas principales |
| ----------------------------- | ------------------ |
| Septiembre                    |                    |
| Cada semana                   |                    |
| Cada mes                      |                    |
| Final de trimestre            |                    |
| Junio                         |                    |
| Julio o cierre administrativo |                    |

==== Ejercicio 6. Criterios internos ====

Escribe los criterios mínimos del centro.

| Criterio             | Acuerdo |
| -------------------- | ------- |
| Formato de códigos   |         |
| Ubicaciones válidas  |         |
| Materias básicas     |         |
| Tipos de usuario     |         |
| Plazo de préstamo    |         |
| Renovaciones         |         |
| Gestión de retrasos  |         |
| Canal de incidencias |         |

===== Resumen final =====

PMB es una herramienta. La biblioteca necesita además criterios y rutinas.

Las ideas principales son:

  * Una rutina semanal evita que se acumulen problemas.
  * Una revisión mensual ayuda a tomar decisiones.
  * El inicio de curso debe preparar usuarios, grupos, permisos y pruebas.
  * El final de curso debe cerrar préstamos, incidencias y memoria.
  * Los criterios internos deben estar escritos.
  * El trabajo debe repartirse de forma realista.
  * La biblioteca no debe depender de una sola persona.

Con este capítulo termina el recorrido básico.

El objetivo del curso es que cualquier docente responsable de biblioteca pueda
usar PMB con seguridad, prudencia y autonomía en las tareas habituales del
centro.


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