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====== 09. Copias de seguridad ======

Una biblioteca escolar guarda información valiosa en PMB.

No solo guarda libros.

También guarda ejemplares, usuarios, préstamos, devoluciones, ubicaciones,
estados e historial de trabajo.

Perder esos datos puede afectar a todo el funcionamiento de la biblioteca.

Este capítulo no explica cómo hacer copias técnicas del sistema.

La instalación, las copias completas, las restauraciones y el mantenimiento del
servicio corresponden a la administración responsable del servicio.

La persona responsable de biblioteca debe saber otra cosa:

  * qué información es importante;
  * qué situaciones son delicadas;
  * cuándo conviene parar y consultar;
  * qué datos aportar si hay una incidencia;
  * cómo llevar un registro interno de comprobaciones.

===== Objetivos de aprendizaje =====

Al terminar este capítulo serás capaz de:

  * Explicar por qué PMB necesita copias de seguridad.
  * Identificar qué datos de biblioteca son críticos.
  * Diferenciar exportar un listado y hacer una copia real del sistema.
  * Reconocer situaciones de riesgo antes de cambios importantes.
  * Preparar una checklist de seguridad para el centro.
  * Registrar incidencias de forma clara.
  * Saber qué debe gestionar la biblioteca y qué corresponde a la administración
  responsable del servicio.

===== Explicación sencilla =====

Una copia de seguridad permite recuperar información si hay un problema.

Ejemplos de problemas:

  * se borra información por error;
  * desaparecen registros;
  * una importación sale mal;
  * hay un fallo del servicio;
  * se necesita restaurar datos anteriores;
  * una actualización causa una incidencia.

La biblioteca no tiene que resolver técnicamente estos problemas.

Pero sí debe saber detectarlos y comunicarlos bien.

==== Qué información contiene PMB ====

PMB puede contener:

  * registros bibliográficos;
  * ejemplares;
  * usuarios de biblioteca;
  * cuentas internas;
  * préstamos activos;
  * historial de devoluciones;
  * ubicaciones;
  * reglas de préstamo;
  * estados de ejemplares;
  * informes o estadísticas.

Por eso no conviene tratarlo como una simple hoja de cálculo.

==== Exportar no es lo mismo que hacer copia de seguridad ====

Exportar un listado puede ser útil.

Por ejemplo:

  * listado de ejemplares;
  * listado de préstamos activos;
  * informe mensual;
  * usuarios de un grupo.

Pero eso no siempre permite restaurar PMB si ocurre un problema.

Una copia real del sistema debe permitir recuperar la base de datos y los
archivos necesarios.

Esa parte corresponde a la administración responsable del servicio.

==== Qué debe saber la biblioteca ====

La persona responsable de biblioteca no necesita saber ejecutar copias técnicas.

Sí necesita saber:

  * quién gestiona el servicio;
  * cómo comunicar una incidencia;
  * cada cuánto se realizan copias, si esa información está disponible;
  * qué cambios importantes conviene avisar antes de hacer;
  * qué datos se deben conservar como registro interno.

==== Situaciones de riesgo ====

Hay momentos en los que conviene actuar con especial cuidado:

  * antes de una importación masiva;
  * antes de borrar usuarios o ejemplares;
  * antes de cambiar reglas de préstamo;
  * antes de reorganizar muchas ubicaciones;
  * antes de modificar muchos registros;
  * cuando aparecen errores extraños;
  * cuando varias personas han trabajado a la vez y algo no cuadra.

En esas situaciones, es mejor parar, anotar y consultar.

==== Registro interno ====

El registro interno no sustituye a la copia de seguridad.

Pero ayuda mucho.

Puede recoger:

  * fecha;
  * persona que detecta la incidencia;
  * descripción del problema;
  * pantalla o módulo afectado;
  * ejemplos concretos;
  * cambios recientes;
  * comunicación enviada;
  * respuesta recibida;
  * estado de seguimiento.

===== Pasos numerados =====

==== Crear una ficha de responsabilidad del servicio ====

  - Identifica qué administración se encarga del servicio PMB.
  - Anota el canal oficial para comunicar incidencias.
  - Anota qué información se debe enviar.
  - Anota si existe una persona de referencia en el centro.
  - Guarda esta información en la documentación interna de biblioteca.
  - Revísala al inicio de cada curso.

TODO verificar: administración responsable, canal de comunicación y protocolo
real aplicable al centro.

==== Antes de hacer un cambio importante ====

  - Describe qué quieres cambiar.
  - Comprueba a qué datos afecta.
  - Revisa si hay préstamos activos relacionados.
  - Revisa si hay usuarios o ejemplares asociados.
  - Anota el cambio previsto en el cuaderno de cambios.
  - Si el cambio afecta a muchos datos, consulta antes.
  - Haz una prueba pequeña si es posible.
  - Revisa el resultado.
  - Continúa solo si todo es correcto.

==== Si detectas un problema ====

  - No sigas haciendo cambios.
  - Anota la fecha y la hora aproximada.
  - Describe qué estabas haciendo.
  - Copia el mensaje de error si aparece.
  - Anota un ejemplo concreto.
  - Haz una captura si es posible.
  - Comprueba si el problema afecta a una ficha o a muchas.
  - Comunica la incidencia por el canal indicado.
  - Espera instrucciones antes de intentar arreglos grandes.

==== Preparar información para una incidencia ====

  - Indica el módulo afectado.
  - Indica el usuario interno que estaba trabajando, si procede.
  - Indica ejemplos concretos: código de ejemplar, título o usuario.
  - Explica qué resultado esperabas.
  - Explica qué ha ocurrido realmente.
  - Añade captura si ayuda.
  - Indica si ha ocurrido una sola vez o se repite.

No envíes listados con datos personales si no son necesarios para resolver la
incidencia.

==== Revisar la rutina de seguridad ====

  - Revisa si la biblioteca conoce el canal de incidencias.
  - Revisa si se sabe quién gestiona el servicio.
  - Revisa si hay cuaderno de cambios.
  - Revisa si hay incidencias pendientes.
  - Revisa si hay exportaciones guardadas con datos personales.
  - Elimina o protege archivos innecesarios según el criterio del centro.
  - Actualiza la checklist de seguridad.

===== Capturas de pantalla =====

TODO captura: ejemplo de mensaje de error, si aparece.

TODO captura: pantalla o módulo afectado por una incidencia.

TODO captura: cuaderno de cambios.

TODO captura: registro interno de incidencias.

TODO captura: informe o listado exportable, si está disponible.

TODO captura: ejemplo de exportación que contiene datos personales.

===== Consejos =====

  * No confundas exportar un listado con tener copia de seguridad.
  * Antes de cambios grandes, consulta.
  * Anota siempre qué se ha tocado.
  * No intentes arreglar problemas técnicos desde la biblioteca.
  * No borres datos para “limpiar” sin revisar consecuencias.
  * Guarda capturas de incidencias, no de datos personales innecesarios.
  * Usa ejemplos concretos al comunicar un problema.
  * Mantén actualizado el canal de contacto con la administración responsable.
  * Revisa el cuaderno de cambios antes de actuar.
  * Si algo no cuadra, para y documenta.

===== Errores frecuentes =====

  * Pensar que una exportación de Excel es una copia completa de PMB.
  * Hacer cambios masivos sin consultar.
  * Borrar usuarios o ejemplares sin revisar historial.
  * Seguir trabajando después de detectar un error grave.
  * No anotar qué pasó.
  * Comunicar incidencias con frases demasiado vagas.
  * Compartir datos personales innecesarios.
  * Guardar listados sensibles en lugares no adecuados.
  * No revisar quién es la administración responsable del servicio.
  * Intentar restaurar datos desde la biblioteca.

Ejemplo de comunicación poco útil:

> PMB no funciona.

Ejemplo más útil:

> Al intentar devolver el ejemplar ''BIB-000245'', el sistema muestra este mensaje
> de error. Ha ocurrido hoy a las 10:15. También pasa con ''BIB-000246''.

===== Ejercicios prácticos =====

==== Ejercicio 1. Ficha de responsabilidad ====

Rellena esta ficha.

| Dato                                        | Respuesta |
| ------------------------------------------- | --------- |
| Administración responsable del servicio PMB |           |
| Canal para comunicar incidencias            |           |
| Persona de referencia en el centro          |           |
| Información mínima que debe enviarse        |           |
| Dónde se guarda el registro interno         |           |
| Fecha de última revisión de esta ficha      |           |

==== Ejercicio 2. Diferenciar listado y copia ====

Clasifica cada elemento.

| Elemento                        | ¿Listado/exportación o copia real? | Observaciones              |
| ------------------------------- | ---------------------------------- | -------------------------- |
| Listado de préstamos activos    |                                    |                            |
| Exportación de ejemplares       |                                    |                            |
| Copia completa de base de datos | Copia real                         | Administración responsable |
| Informe de libros más prestados |                                    |                            |
| Restauración de PMB             | Copia real/restauración            | Administración responsable |

==== Ejercicio 3. Checklist antes de un cambio grande ====

Imagina que vas a reorganizar muchas ubicaciones.

| Comprobación                           | Hecho |
| -------------------------------------- | ----- |
| He definido el cambio                  | [ ]   |
| He revisado ejemplares afectados       | [ ]   |
| He anotado el cambio previsto          | [ ]   |
| He consultado si afecta a muchos datos | [ ]   |
| He probado con pocos registros         | [ ]   |
| He comprobado el resultado             | [ ]   |

==== Ejercicio 4. Registro de incidencia ====

Completa una incidencia ficticia.

| Campo                  | Descripción |
| ---------------------- | ----------- |
| Fecha y hora           |             |
| Persona que detecta    |             |
| Módulo afectado        |             |
| Qué se estaba haciendo |             |
| Qué ocurrió            |             |
| Ejemplo concreto       |             |
| Captura disponible     |             |
| Comunicación enviada   |             |
| Estado                 |             |

==== Ejercicio 5. Revisar archivos sensibles ====

Piensa en listados exportados o documentos de seguimiento.

| Archivo o listado | Contiene datos personales | Acción |
| ----------------- | ------------------------- | ------ |
|                   | [ ]                       |        |
|                   | [ ]                       |        |
|                   | [ ]                       |        |

Después responde:

  * ¿Se necesita conservar todos esos archivos?
  * ¿Dónde deben guardarse?
  * ¿Quién debe tener acceso?
  * ¿Se puede trabajar con datos agregados?

===== Resumen final =====

Las copias de seguridad son esenciales para proteger el trabajo de la biblioteca.

Pero la copia técnica completa no corresponde a la persona responsable de
biblioteca.

Las ideas principales son:

  * PMB contiene datos importantes de fondos, usuarios y préstamos.
  * Exportar un listado no equivale a una copia real del sistema.
  * Las copias completas y restauraciones corresponden a la administración
  responsable del servicio.
  * La biblioteca debe saber cuándo consultar y qué información aportar.
  * Antes de cambios grandes, conviene parar y revisar.
  * Las incidencias deben documentarse con datos concretos.
  * Los listados con datos personales deben tratarse con prudencia.

En el siguiente capítulo cerraremos el curso con buenas prácticas para mantener
la biblioteca ordenada durante todo el curso escolar.

===== Vídeos de apoyo =====

==== PMB en línea - Incidencia gvaSAI ====

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[[https://www.youtube.com/watch?v=xLeFgWHLSD8|Ver en YouTube]]


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