09. Copias de seguridad

Una biblioteca escolar guarda información valiosa en PMB.

No solo guarda libros.

También guarda ejemplares, usuarios, préstamos, devoluciones, ubicaciones, estados e historial de trabajo.

Perder esos datos puede afectar a todo el funcionamiento de la biblioteca.

Este capítulo no explica cómo hacer copias técnicas del sistema.

La instalación, las copias completas, las restauraciones y el mantenimiento del servicio corresponden a la administración responsable del servicio.

La persona responsable de biblioteca debe saber otra cosa:

• qué información es importante;
• qué situaciones son delicadas;
• cuándo conviene parar y consultar;
• qué datos aportar si hay una incidencia;
• cómo llevar un registro interno de comprobaciones.

Al terminar este capítulo serás capaz de:

• Explicar por qué PMB necesita copias de seguridad.
• Identificar qué datos de biblioteca son críticos.
• Diferenciar exportar un listado y hacer una copia real del sistema.
• Reconocer situaciones de riesgo antes de cambios importantes.
• Preparar una checklist de seguridad para el centro.
• Registrar incidencias de forma clara.
• Saber qué debe gestionar la biblioteca y qué corresponde a la administración

responsable del servicio.

Una copia de seguridad permite recuperar información si hay un problema.

Ejemplos de problemas:

• se borra información por error;
• desaparecen registros;
• una importación sale mal;
• hay un fallo del servicio;
• se necesita restaurar datos anteriores;
• una actualización causa una incidencia.

La biblioteca no tiene que resolver técnicamente estos problemas.

Pero sí debe saber detectarlos y comunicarlos bien.

PMB puede contener:

• registros bibliográficos;
• ejemplares;
• usuarios de biblioteca;
• cuentas internas;
• préstamos activos;
• historial de devoluciones;
• ubicaciones;
• reglas de préstamo;
• estados de ejemplares;
• informes o estadísticas.

Por eso no conviene tratarlo como una simple hoja de cálculo.

Exportar un listado puede ser útil.

Por ejemplo:

• listado de ejemplares;
• listado de préstamos activos;
• informe mensual;
• usuarios de un grupo.

Pero eso no siempre permite restaurar PMB si ocurre un problema.

Una copia real del sistema debe permitir recuperar la base de datos y los archivos necesarios.

Esa parte corresponde a la administración responsable del servicio.

La persona responsable de biblioteca no necesita saber ejecutar copias técnicas.

Sí necesita saber:

• quién gestiona el servicio;
• cómo comunicar una incidencia;
• cada cuánto se realizan copias, si esa información está disponible;
• qué cambios importantes conviene avisar antes de hacer;
• qué datos se deben conservar como registro interno.

Hay momentos en los que conviene actuar con especial cuidado:

• antes de una importación masiva;
• antes de borrar usuarios o ejemplares;
• antes de cambiar reglas de préstamo;
• antes de reorganizar muchas ubicaciones;
• antes de modificar muchos registros;
• cuando aparecen errores extraños;
• cuando varias personas han trabajado a la vez y algo no cuadra.

En esas situaciones, es mejor parar, anotar y consultar.

El registro interno no sustituye a la copia de seguridad.

Pero ayuda mucho.

Puede recoger:

• fecha;
• persona que detecta la incidencia;
• descripción del problema;
• pantalla o módulo afectado;
• ejemplos concretos;
• cambios recientes;
• comunicación enviada;
• respuesta recibida;
• estado de seguimiento.

1. Identifica qué administración se encarga del servicio PMB.
2. Anota el canal oficial para comunicar incidencias.
3. Anota qué información se debe enviar.
4. Anota si existe una persona de referencia en el centro.
5. Guarda esta información en la documentación interna de biblioteca.
6. Revísala al inicio de cada curso.

TODO verificar: administración responsable, canal de comunicación y protocolo real aplicable al centro.

1. Describe qué quieres cambiar.
2. Comprueba a qué datos afecta.
3. Revisa si hay préstamos activos relacionados.
4. Revisa si hay usuarios o ejemplares asociados.
5. Anota el cambio previsto en el cuaderno de cambios.
6. Si el cambio afecta a muchos datos, consulta antes.
7. Haz una prueba pequeña si es posible.
8. Revisa el resultado.
9. Continúa solo si todo es correcto.

1. No sigas haciendo cambios.
2. Anota la fecha y la hora aproximada.
3. Describe qué estabas haciendo.
4. Copia el mensaje de error si aparece.
5. Anota un ejemplo concreto.
6. Haz una captura si es posible.
7. Comprueba si el problema afecta a una ficha o a muchas.
8. Comunica la incidencia por el canal indicado.
9. Espera instrucciones antes de intentar arreglos grandes.

1. Indica el módulo afectado.
2. Indica el usuario interno que estaba trabajando, si procede.
3. Indica ejemplos concretos: código de ejemplar, título o usuario.
4. Explica qué resultado esperabas.
5. Explica qué ha ocurrido realmente.
6. Añade captura si ayuda.
7. Indica si ha ocurrido una sola vez o se repite.

No envíes listados con datos personales si no son necesarios para resolver la incidencia.

1. Revisa si la biblioteca conoce el canal de incidencias.
2. Revisa si se sabe quién gestiona el servicio.
3. Revisa si hay cuaderno de cambios.
4. Revisa si hay incidencias pendientes.
5. Revisa si hay exportaciones guardadas con datos personales.
6. Elimina o protege archivos innecesarios según el criterio del centro.
7. Actualiza la checklist de seguridad.

TODO captura: ejemplo de mensaje de error, si aparece.

TODO captura: pantalla o módulo afectado por una incidencia.

TODO captura: cuaderno de cambios.

TODO captura: registro interno de incidencias.

TODO captura: informe o listado exportable, si está disponible.

TODO captura: ejemplo de exportación que contiene datos personales.

• No confundas exportar un listado con tener copia de seguridad.
• Antes de cambios grandes, consulta.
• Anota siempre qué se ha tocado.
• No intentes arreglar problemas técnicos desde la biblioteca.
• No borres datos para “limpiar” sin revisar consecuencias.
• Guarda capturas de incidencias, no de datos personales innecesarios.
• Usa ejemplos concretos al comunicar un problema.
• Mantén actualizado el canal de contacto con la administración responsable.
• Revisa el cuaderno de cambios antes de actuar.
• Si algo no cuadra, para y documenta.

• Pensar que una exportación de Excel es una copia completa de PMB.
• Hacer cambios masivos sin consultar.
• Borrar usuarios o ejemplares sin revisar historial.
• Seguir trabajando después de detectar un error grave.
• No anotar qué pasó.
• Comunicar incidencias con frases demasiado vagas.
• Compartir datos personales innecesarios.
• Guardar listados sensibles en lugares no adecuados.
• No revisar quién es la administración responsable del servicio.
• Intentar restaurar datos desde la biblioteca.

Ejemplo de comunicación poco útil:

PMB no funciona.

Ejemplo más útil:

Al intentar devolver el ejemplar BIB-000245, el sistema muestra este mensaje
de error. Ha ocurrido hoy a las 10:15. También pasa con BIB-000246.

Rellena esta ficha.

Clasifica cada elemento.

Imagina que vas a reorganizar muchas ubicaciones.

Completa una incidencia ficticia.

Piensa en listados exportados o documentos de seguimiento.

Después responde:

• ¿Se necesita conservar todos esos archivos?
• ¿Dónde deben guardarse?
• ¿Quién debe tener acceso?
• ¿Se puede trabajar con datos agregados?

Las copias de seguridad son esenciales para proteger el trabajo de la biblioteca.

Pero la copia técnica completa no corresponde a la persona responsable de biblioteca.

Las ideas principales son:

• PMB contiene datos importantes de fondos, usuarios y préstamos.
• Exportar un listado no equivale a una copia real del sistema.
• Las copias completas y restauraciones corresponden a la administración

responsable del servicio.

• La biblioteca debe saber cuándo consultar y qué información aportar.
• Antes de cambios grandes, conviene parar y revisar.
• Las incidencias deben documentarse con datos concretos.
• Los listados con datos personales deben tratarse con prudencia.

En el siguiente capítulo cerraremos el curso con buenas prácticas para mantener la biblioteca ordenada durante todo el curso escolar.

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