04. Usuarios

Los usuarios son las personas que pueden usar la biblioteca.

En una biblioteca escolar pueden ser alumnado, profesorado u otros perfiles autorizados por el centro.

Gestionarlos bien es importante por dos motivos:

• permite prestar y devolver libros con seguridad;
• obliga a cuidar los datos personales.

En este capítulo trabajaremos el alta, búsqueda, revisión y baja de usuarios de forma sencilla.

TODO verificar: las opciones de importación masiva dependen del entorno PMB del centro. Este capítulo se centra en la gestión manual básica.

Al terminar este capítulo serás capaz de:

• Explicar qué es un usuario de biblioteca.
• Diferenciar usuarios de biblioteca y usuarios internos de PMB.
• Identificar los datos mínimos necesarios para prestar libros.
• Crear usuarios de prueba.
• Buscar y revisar una ficha de usuario.
• Organizar usuarios por grupo, curso o perfil si el centro lo utiliza.
• Desactivar o dar de baja usuarios que ya no están en el centro.
• Aplicar buenas prácticas con datos personales.

En PMB conviene distinguir dos tipos de personas.

Son las personas que reciben préstamos.

Ejemplos:

• alumnado;
• profesorado;
• personal del centro;
• otros perfiles autorizados.

Estos usuarios aparecen en las operaciones de préstamo y devolución.

Son las personas que entran al panel de gestión.

Ejemplos:

• responsable de biblioteca;
• coordinadora de biblioteca;
• persona autorizada para hacer préstamos;
• equipo directivo, si tiene funciones de consulta o seguimiento.

No son lo mismo.

Un alumno puede ser usuario de biblioteca, pero no debe entrar al panel de gestión.

Una profesora puede ser usuaria de biblioteca y, además, tener una cuenta interna si gestiona préstamos.

TODO verificar: cómo diferencia el entorno PMB del centro entre usuarios de biblioteca y usuarios internos del sistema.

Para prestar libros no hace falta registrar más datos de los necesarios.

Una ficha básica puede incluir:

• nombre y apellidos;
• identificador interno, si el centro lo usa;
• grupo, curso o etapa;
• tipo de usuario;
• fecha de alta;
• estado activo o inactivo;
• observaciones solo si son necesarias.

Evita guardar información sensible que no sea necesaria para la biblioteca.

Ejemplos de datos que normalmente no deberían anotarse en una ficha de biblioteca:

• información médica;
• datos familiares no necesarios;
• comentarios personales;
• sanciones no relacionadas con la biblioteca;
• valoraciones subjetivas.

La biblioteca necesita datos para gestionar préstamos, no para acumular información sobre las personas.

Los tipos de usuario ayudan a aplicar reglas distintas.

Ejemplos:

• alumnado de Primaria;
• alumnado de Secundaria;
• profesorado;
• personal del centro;
• usuarios de prueba.

Un centro puede decidir que el alumnado tenga un plazo de préstamo y el profesorado otro.

TODO verificar: tipos de usuario disponibles y reglas asociadas en el entorno PMB del centro.

En una biblioteca escolar es útil saber a qué grupo pertenece cada alumno.

Ejemplos:

• 1ESO A;
• 5PRI B;
• Infantil 5 años;
• Profesorado;
• Equipo directivo.

El criterio debe ser estable.

Si un grupo se escribe de varias formas, los listados pierden utilidad.

Ejemplo poco recomendable:

• 1 ESO A;
• 1ESO-A;
• Primero A;
• 1ºA.

Mejor elegir una forma y mantenerla.

1. Decide qué perfiles usarás.
2. Decide qué datos mínimos vas a registrar.
3. Decide cómo se escribirán los grupos o cursos.
4. Comprueba si ya existen usuarios creados.
5. Crea primero usuarios de prueba.
6. Revisa que esos usuarios funcionan en préstamos.
7. Solo después crea usuarios reales.

1. Entra en la zona de usuarios o lectores.
2. Busca si la persona ya existe.
3. Si no existe, abre la opción de nuevo usuario.
4. Escribe nombre y apellidos.
5. Añade el identificador interno si el centro lo usa.
6. Selecciona el tipo de usuario.
7. Indica grupo, curso o perfil.
8. Revisa los datos.
9. Guarda.
10. Busca el usuario para comprobar que aparece correctamente.

TODO verificar: nombre exacto del módulo de usuarios o lectores en el entorno PMB del centro.

1. Entra en la zona de usuarios.
2. Busca por apellidos.
3. Si no aparece, busca por nombre.
4. Si el centro usa identificador interno, prueba también con ese dato.
5. Revisa posibles coincidencias.
6. Abre la ficha correcta.
7. Comprueba si está activo.
8. Comprueba si tiene préstamos pendientes.

1. Busca el usuario.
2. Abre su ficha.
3. Comprueba que es la persona correcta.
4. Anota qué dato vas a cambiar.
5. Cambia solo lo necesario.
6. Guarda.
7. Vuelve a buscar el usuario.
8. Comprueba que el cambio se ha aplicado.

Ejemplo:

Cambiar 1ESO A por 2ESO A al inicio de curso.

1. Busca el usuario.
2. Comprueba si tiene préstamos pendientes.
3. Si tiene préstamos pendientes, resuelve primero esos préstamos.
4. Cambia su estado según el criterio del centro.
5. No borres la ficha si el centro necesita conservar el historial.
6. Guarda.
7. Comprueba que ya no se usa para nuevos préstamos, si ese es el objetivo.

TODO verificar: diferencia exacta entre baja, bloqueo, inactividad o eliminación en el entorno PMB del centro.

1. Localiza los usuarios del curso anterior.
2. Actualiza grupos o niveles si procede.
3. Da de baja a quienes ya no están en el centro.
4. Crea los usuarios nuevos necesarios.
5. Revisa usuarios duplicados.
6. Comprueba que los tipos de usuario son correctos.
7. Haz una prueba de préstamo con usuarios de prueba.

TODO captura: zona de usuarios o lectores.

TODO captura: búsqueda de usuario.

TODO captura: resultados de búsqueda de usuarios.

TODO captura: formulario de alta de usuario.

TODO captura: campo de tipo de usuario.

TODO captura: campo de grupo, curso o categoría.

TODO captura: ficha de usuario con préstamos asociados.

TODO captura: opción para desactivar o dar de baja un usuario.

• Registra solo los datos necesarios.
• No uses observaciones para comentarios personales.
• Busca siempre antes de crear.
• Evita duplicar usuarios.
• Usa el mismo formato para grupos y cursos.
• Crea usuarios de prueba para aprender.
• Revisa préstamos pendientes antes de dar de baja.
• No borres usuarios sin conocer el criterio del centro.
• Al inicio de curso, planifica una revisión de usuarios.
• Si hay importación masiva, pruébala primero con pocos registros.

• Crear usuarios duplicados por escribir los apellidos de forma distinta.
• Confundir usuarios de biblioteca con cuentas internas de PMB.
• Guardar datos personales innecesarios.
• Escribir grupos de muchas formas distintas.
• Dar de baja a un usuario con préstamos pendientes.
• Borrar usuarios sin revisar historial.
• Crear usuarios reales antes de probar el proceso.
• Usar una cuenta compartida para todo el equipo.
• Cambiar datos de una persona equivocada.
• No actualizar grupos al inicio de curso.

Ejemplo:

García López, María y Maria Garcia Lopez pueden acabar como dos usuarios
distintos si no se revisa antes de crear.

Antes de dar de alta, busca siempre por varias formas si hay dudas.

Decide qué datos necesita tu biblioteca para prestar libros.

Después responde:

• ¿Hay algún dato que no sea necesario?
• ¿Qué datos ayudan realmente a gestionar préstamos?
• ¿Qué datos conviene evitar?

Crea tres usuarios de prueba.

Comprueba:

• ¿Aparecen en la búsqueda?
• ¿Se distinguen bien por tipo?
• ¿Se podrían usar para practicar préstamos?

Elige tres nombres de usuarios reales o ficticios y busca antes de crear.

Si aparece una coincidencia parecida, revisa antes de decidir.

Haz una lista de grupos o cursos que usa el centro.

Comprueba:

• ¿La forma elegida es breve?
• ¿Se entiende fácilmente?
• ¿Será útil para listados?
• ¿Se puede mantener cada curso?

Con un usuario de prueba:

1. Busca su ficha.
2. Comprueba si tiene préstamos.
3. Cambia su estado según el criterio del centro.
4. Intenta comprobar si se puede usar para un nuevo préstamo.
5. Devuelve el usuario al estado inicial si era solo una prueba.

Anota:

Los usuarios son necesarios para registrar préstamos.

Pero gestionar usuarios no significa guardar todos los datos posibles.

Las ideas principales son:

• Hay que diferenciar usuarios de biblioteca y usuarios internos de PMB.
• La ficha debe contener solo datos útiles y necesarios.
• Conviene buscar antes de crear.
• Los grupos y cursos deben escribirse con un criterio común.
• Los usuarios de prueba ayudan a aprender sin riesgo.
• Antes de dar de baja, hay que revisar préstamos pendientes.
• La importación masiva debe verificarse antes de usarla.

En el siguiente capítulo trabajaremos los préstamos: cómo unir un usuario y un ejemplar durante un tiempo concreto.

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