03. Ejemplares

Un ejemplar es una copia física de una obra.

Esta idea es clave para trabajar bien con PMB.

En el capítulo anterior vimos que el registro bibliográfico describe la obra. Ahora vamos a trabajar con las copias concretas que están en la biblioteca.

Por ejemplo:

• la obra es *Matilda*;
• el centro tiene cuatro copias;
• cada copia es un ejemplar distinto.

Cada ejemplar puede estar en un lugar diferente, tener un código diferente y estar en un estado diferente.

Al terminar este capítulo serás capaz de:

• Explicar qué es un ejemplar.
• Diferenciar registro bibliográfico y ejemplar.
• Añadir un ejemplar a una obra ya catalogada.
• Registrar varios ejemplares de un mismo título.
• Usar códigos o números de registro de forma coherente.
• Indicar la ubicación física de un ejemplar.
• Revisar el estado de un ejemplar.
• Detectar errores frecuentes en la gestión de copias físicas.

La biblioteca no presta “obras” en abstracto.

Presta copias concretas.

Si un alumno se lleva *Wonder*, no se lleva la idea general de la obra. Se lleva un ejemplar concreto, con una etiqueta concreta, que debe volver a una estantería concreta.

Por eso PMB necesita ejemplares.

Describe la obra.

Ejemplo:

• título: *Wonder*;
• autora: R. J. Palacio;
• editorial;
• ISBN;
• materia: narrativa juvenil.

Describe una copia física de esa obra.

Ejemplo:

• código: BIB-000245;
• ubicación: biblioteca;
• signatura: N PAL won;
• estado: disponible;
• observación: cubierta reparada.

La obra puede existir una sola vez en el catálogo, pero tener muchos ejemplares.

El código permite identificar una copia concreta.

Puede ser un código de barras, un número de registro o una etiqueta interna del centro.

Lo importante es que sea único.

Dos ejemplares distintos no deben tener el mismo código.

Ejemplo:

• correcto: BIB-000245, BIB-000246, BIB-000247;
• incorrecto: tres libros con el código 245.

TODO verificar: sistema de codificación usado por el centro y campo exacto donde se registra en PMB.

La ubicación indica dónde está el ejemplar.

Ejemplos:

• biblioteca;
• aula de 1.º de Primaria;
• departamento de Lengua;
• aula PT;
• préstamo permanente a un ciclo;
• almacén.

La ubicación debe ayudar a encontrar el libro físicamente.

No conviene usar demasiadas variantes para el mismo lugar.

La signatura ayuda a colocar el libro.

Puede ser muy sencilla.

Ejemplos:

• N PAL won para narrativa juvenil;
• I ROD gra para infantil;
• C MIC ast para cómic;
• 82-3 ZAF pri si el centro usa una clasificación más formal.

No todos los centros necesitan empezar con una signatura compleja.

Lo importante es que el criterio permita encontrar los libros.

El estado informa de si la copia se puede usar.

Ejemplos:

• disponible;
• prestado;
• deteriorado;
• perdido;
• retirado;
• en reparación.

TODO verificar: estados disponibles en el entorno PMB del centro.

Las observaciones sirven para anotar información útil.

Ejemplos:

• cubierta reparada;
• falta una página;
• donación de AMPA;
• uso solo en aula;
• no prestar fuera del centro.

No deben usarse para sustituir campos importantes como ubicación, estado o código.

1. Ten el libro físico delante.
2. Busca la obra en el catálogo.
3. Comprueba que el registro bibliográfico es correcto.
4. Revisa si ya hay ejemplares asociados.
5. Comprueba si la copia física ya tiene código o etiqueta.
6. Decide la ubicación.
7. Decide la signatura o localización.
8. Revisa el estado físico del libro.

No crees un ejemplar si no tienes claro a qué obra pertenece.

1. Abre el registro bibliográfico de la obra.
2. Localiza la zona de ejemplares.
3. Busca la opción para añadir un ejemplar.
4. Introduce el código o número de registro.
5. Indica la ubicación física.
6. Indica la signatura o localización.
7. Selecciona el estado inicial.
8. Añade observaciones si son necesarias.
9. Revisa que el código no esté repetido.
10. Guarda el ejemplar.
11. Comprueba que aparece asociado a la obra.
12. Si hay OPAC disponible, revisa cómo se muestra la disponibilidad.

TODO verificar: nombre exacto de la zona de ejemplares y campos obligatorios en el entorno PMB del centro.

1. Abre la obra catalogada.
2. Comprueba cuántas copias físicas tienes delante.
3. Asigna un código único a cada copia.
4. Revisa si todas tienen la misma ubicación.
5. Revisa si todas tienen el mismo estado.
6. Crea los ejemplares uno a uno.
7. Comprueba la lista final de ejemplares.
8. Revisa que no falte ni sobre ninguna copia.

Ejemplo:

1. Busca la obra.
2. Abre la lista de ejemplares.
3. Comprueba cada código.
4. Comprueba cada ubicación.
5. Comprueba cada estado.
6. Localiza físicamente una muestra de los libros.
7. Corrige solo los datos que estén mal.
8. Anota dudas para revisión posterior.

1. Busca la obra.
2. Localiza el ejemplar concreto por su código.
3. Comprueba que es la copia correcta.
4. Cambia el estado según el criterio del centro.
5. Añade una observación breve si ayuda.
6. Guarda.
7. Revisa que ya no aparezca como disponible si no debe prestarse.

TODO verificar: estados exactos que impiden el préstamo en el entorno PMB del centro.

TODO captura: registro bibliográfico con zona de ejemplares.

TODO captura: lista de ejemplares asociados a una obra.

TODO captura: formulario para añadir ejemplar.

TODO captura: campo de código o número de ejemplar.

TODO captura: campo de ubicación.

TODO captura: campo de signatura o localización.

TODO captura: selección de estado del ejemplar.

TODO captura: ejemplar guardado y visible en la obra.

TODO captura: disponibilidad del ejemplar en el OPAC.

• No crees ejemplares sin tener el libro físico delante.
• Usa códigos únicos.
• Mantén el mismo formato de código en todo el centro.
• Decide pocas ubicaciones al principio.
• Usa nombres claros para las ubicaciones.
• No mezcles ubicación y estado.
• Revisa el estado del libro antes de prestarlo.
• Si un libro está deteriorado, anótalo antes de que circule.
• No borres ejemplares con historial sin comprobar antes el criterio del centro.
• Haz pruebas con pocos libros antes de registrar una colección completa.

• Crear varios registros bibliográficos en lugar de varios ejemplares.
• Usar el mismo código para más de una copia.
• Dejar ejemplares sin ubicación.
• Escribir la ubicación dentro del título.
• Usar observaciones para datos que tienen campo propio.
• Marcar como disponible un libro que está deteriorado.
• Crear ejemplares sin comprobar si ya existían.
• Cambiar el estado del ejemplar equivocado.
• Usar demasiadas ubicaciones parecidas.
• No revisar cómo se ve la disponibilidad en el OPAC.

Ejemplo de ubicaciones mal normalizadas:

• Biblioteca;
• Biblio;
• sala libros;
• Sala de biblioteca;
• BIBLIOTECA.

Si todas significan lo mismo, el equipo debe elegir una sola.

Elige una obra de la que haya varios ejemplares.

Rellena la tabla.

Después responde:

• ¿Todas las copias están en el mismo lugar?
• ¿Todas están en buen estado?
• ¿Hay alguna sin código?
• ¿Hay alguna que no debería prestarse?

Diseña una serie de códigos para cinco ejemplares nuevos.

Comprueba:

• ¿Son únicos?
• ¿Siguen el mismo formato?
• ¿Se pueden leer con facilidad?
• ¿El formato podría crecer si la biblioteca aumenta?

Registra varios ejemplares de una obra ya catalogada.

Checklist:

Busca una obra con varios ejemplares.

Comprueba su disponibilidad en PMB y, si procede, en el OPAC.

Después responde:

• ¿La información coincide con la realidad física?
• ¿Hay ejemplares que deberían cambiar de estado?
• ¿La ubicación ayuda a encontrar el libro?
• ¿Qué habría que corregir?

Los ejemplares son las copias físicas de una obra.

Un buen catálogo necesita registros bibliográficos claros, pero también ejemplares bien identificados.

Las ideas principales son:

• Una obra puede tener varios ejemplares.
• Cada ejemplar debe tener un código único.
• La ubicación permite encontrar el libro.
• La signatura ayuda a colocarlo en la estantería.
• El estado indica si se puede usar o prestar.
• Las observaciones deben ser breves y útiles.
• Antes de crear ejemplares, hay que revisar si ya existen.

En el siguiente capítulo trabajaremos con usuarios: las personas que pueden usar la biblioteca y recibir préstamos.

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