====== 09. Copias de seguridad ====== Una biblioteca escolar guarda información valiosa en PMB. No solo guarda libros. También guarda ejemplares, usuarios, préstamos, devoluciones, ubicaciones, estados e historial de trabajo. Perder esos datos puede afectar a todo el funcionamiento de la biblioteca. Este capítulo no explica cómo hacer copias técnicas del sistema. La instalación, las copias completas, las restauraciones y el mantenimiento del servicio corresponden a la administración responsable del servicio. La persona responsable de biblioteca debe saber otra cosa: * qué información es importante; * qué situaciones son delicadas; * cuándo conviene parar y consultar; * qué datos aportar si hay una incidencia; * cómo llevar un registro interno de comprobaciones. ===== Objetivos de aprendizaje ===== Al terminar este capítulo serás capaz de: * Explicar por qué PMB necesita copias de seguridad. * Identificar qué datos de biblioteca son críticos. * Diferenciar exportar un listado y hacer una copia real del sistema. * Reconocer situaciones de riesgo antes de cambios importantes. * Preparar una checklist de seguridad para el centro. * Registrar incidencias de forma clara. * Saber qué debe gestionar la biblioteca y qué corresponde a la administración responsable del servicio. ===== Explicación sencilla ===== Una copia de seguridad permite recuperar información si hay un problema. Ejemplos de problemas: * se borra información por error; * desaparecen registros; * una importación sale mal; * hay un fallo del servicio; * se necesita restaurar datos anteriores; * una actualización causa una incidencia. La biblioteca no tiene que resolver técnicamente estos problemas. Pero sí debe saber detectarlos y comunicarlos bien. ==== Qué información contiene PMB ==== PMB puede contener: * registros bibliográficos; * ejemplares; * usuarios de biblioteca; * cuentas internas; * préstamos activos; * historial de devoluciones; * ubicaciones; * reglas de préstamo; * estados de ejemplares; * informes o estadísticas. Por eso no conviene tratarlo como una simple hoja de cálculo. ==== Exportar no es lo mismo que hacer copia de seguridad ==== Exportar un listado puede ser útil. Por ejemplo: * listado de ejemplares; * listado de préstamos activos; * informe mensual; * usuarios de un grupo. Pero eso no siempre permite restaurar PMB si ocurre un problema. Una copia real del sistema debe permitir recuperar la base de datos y los archivos necesarios. Esa parte corresponde a la administración responsable del servicio. ==== Qué debe saber la biblioteca ==== La persona responsable de biblioteca no necesita saber ejecutar copias técnicas. Sí necesita saber: * quién gestiona el servicio; * cómo comunicar una incidencia; * cada cuánto se realizan copias, si esa información está disponible; * qué cambios importantes conviene avisar antes de hacer; * qué datos se deben conservar como registro interno. ==== Situaciones de riesgo ==== Hay momentos en los que conviene actuar con especial cuidado: * antes de una importación masiva; * antes de borrar usuarios o ejemplares; * antes de cambiar reglas de préstamo; * antes de reorganizar muchas ubicaciones; * antes de modificar muchos registros; * cuando aparecen errores extraños; * cuando varias personas han trabajado a la vez y algo no cuadra. En esas situaciones, es mejor parar, anotar y consultar. ==== Registro interno ==== El registro interno no sustituye a la copia de seguridad. Pero ayuda mucho. Puede recoger: * fecha; * persona que detecta la incidencia; * descripción del problema; * pantalla o módulo afectado; * ejemplos concretos; * cambios recientes; * comunicación enviada; * respuesta recibida; * estado de seguimiento. ===== Pasos numerados ===== ==== Crear una ficha de responsabilidad del servicio ==== - Identifica qué administración se encarga del servicio PMB. - Anota el canal oficial para comunicar incidencias. - Anota qué información se debe enviar. - Anota si existe una persona de referencia en el centro. - Guarda esta información en la documentación interna de biblioteca. - Revísala al inicio de cada curso. TODO verificar: administración responsable, canal de comunicación y protocolo real aplicable al centro. ==== Antes de hacer un cambio importante ==== - Describe qué quieres cambiar. - Comprueba a qué datos afecta. - Revisa si hay préstamos activos relacionados. - Revisa si hay usuarios o ejemplares asociados. - Anota el cambio previsto en el cuaderno de cambios. - Si el cambio afecta a muchos datos, consulta antes. - Haz una prueba pequeña si es posible. - Revisa el resultado. - Continúa solo si todo es correcto. ==== Si detectas un problema ==== - No sigas haciendo cambios. - Anota la fecha y la hora aproximada. - Describe qué estabas haciendo. - Copia el mensaje de error si aparece. - Anota un ejemplo concreto. - Haz una captura si es posible. - Comprueba si el problema afecta a una ficha o a muchas. - Comunica la incidencia por el canal indicado. - Espera instrucciones antes de intentar arreglos grandes. ==== Preparar información para una incidencia ==== - Indica el módulo afectado. - Indica el usuario interno que estaba trabajando, si procede. - Indica ejemplos concretos: código de ejemplar, título o usuario. - Explica qué resultado esperabas. - Explica qué ha ocurrido realmente. - Añade captura si ayuda. - Indica si ha ocurrido una sola vez o se repite. No envíes listados con datos personales si no son necesarios para resolver la incidencia. ==== Revisar la rutina de seguridad ==== - Revisa si la biblioteca conoce el canal de incidencias. - Revisa si se sabe quién gestiona el servicio. - Revisa si hay cuaderno de cambios. - Revisa si hay incidencias pendientes. - Revisa si hay exportaciones guardadas con datos personales. - Elimina o protege archivos innecesarios según el criterio del centro. - Actualiza la checklist de seguridad. ===== Capturas de pantalla ===== TODO captura: ejemplo de mensaje de error, si aparece. TODO captura: pantalla o módulo afectado por una incidencia. TODO captura: cuaderno de cambios. TODO captura: registro interno de incidencias. TODO captura: informe o listado exportable, si está disponible. TODO captura: ejemplo de exportación que contiene datos personales. ===== Consejos ===== * No confundas exportar un listado con tener copia de seguridad. * Antes de cambios grandes, consulta. * Anota siempre qué se ha tocado. * No intentes arreglar problemas técnicos desde la biblioteca. * No borres datos para “limpiar” sin revisar consecuencias. * Guarda capturas de incidencias, no de datos personales innecesarios. * Usa ejemplos concretos al comunicar un problema. * Mantén actualizado el canal de contacto con la administración responsable. * Revisa el cuaderno de cambios antes de actuar. * Si algo no cuadra, para y documenta. ===== Errores frecuentes ===== * Pensar que una exportación de Excel es una copia completa de PMB. * Hacer cambios masivos sin consultar. * Borrar usuarios o ejemplares sin revisar historial. * Seguir trabajando después de detectar un error grave. * No anotar qué pasó. * Comunicar incidencias con frases demasiado vagas. * Compartir datos personales innecesarios. * Guardar listados sensibles en lugares no adecuados. * No revisar quién es la administración responsable del servicio. * Intentar restaurar datos desde la biblioteca. Ejemplo de comunicación poco útil: > PMB no funciona. Ejemplo más útil: > Al intentar devolver el ejemplar ''BIB-000245'', el sistema muestra este mensaje > de error. Ha ocurrido hoy a las 10:15. También pasa con ''BIB-000246''. ===== Ejercicios prácticos ===== ==== Ejercicio 1. Ficha de responsabilidad ==== Rellena esta ficha. | Dato | Respuesta | | ------------------------------------------- | --------- | | Administración responsable del servicio PMB | | | Canal para comunicar incidencias | | | Persona de referencia en el centro | | | Información mínima que debe enviarse | | | Dónde se guarda el registro interno | | | Fecha de última revisión de esta ficha | | ==== Ejercicio 2. Diferenciar listado y copia ==== Clasifica cada elemento. | Elemento | ¿Listado/exportación o copia real? | Observaciones | | ------------------------------- | ---------------------------------- | -------------------------- | | Listado de préstamos activos | | | | Exportación de ejemplares | | | | Copia completa de base de datos | Copia real | Administración responsable | | Informe de libros más prestados | | | | Restauración de PMB | Copia real/restauración | Administración responsable | ==== Ejercicio 3. Checklist antes de un cambio grande ==== Imagina que vas a reorganizar muchas ubicaciones. | Comprobación | Hecho | | -------------------------------------- | ----- | | He definido el cambio | [ ] | | He revisado ejemplares afectados | [ ] | | He anotado el cambio previsto | [ ] | | He consultado si afecta a muchos datos | [ ] | | He probado con pocos registros | [ ] | | He comprobado el resultado | [ ] | ==== Ejercicio 4. Registro de incidencia ==== Completa una incidencia ficticia. | Campo | Descripción | | ---------------------- | ----------- | | Fecha y hora | | | Persona que detecta | | | Módulo afectado | | | Qué se estaba haciendo | | | Qué ocurrió | | | Ejemplo concreto | | | Captura disponible | | | Comunicación enviada | | | Estado | | ==== Ejercicio 5. Revisar archivos sensibles ==== Piensa en listados exportados o documentos de seguimiento. | Archivo o listado | Contiene datos personales | Acción | | ----------------- | ------------------------- | ------ | | | [ ] | | | | [ ] | | | | [ ] | | Después responde: * ¿Se necesita conservar todos esos archivos? * ¿Dónde deben guardarse? * ¿Quién debe tener acceso? * ¿Se puede trabajar con datos agregados? ===== Resumen final ===== Las copias de seguridad son esenciales para proteger el trabajo de la biblioteca. Pero la copia técnica completa no corresponde a la persona responsable de biblioteca. Las ideas principales son: * PMB contiene datos importantes de fondos, usuarios y préstamos. * Exportar un listado no equivale a una copia real del sistema. * Las copias completas y restauraciones corresponden a la administración responsable del servicio. * La biblioteca debe saber cuándo consultar y qué información aportar. * Antes de cambios grandes, conviene parar y revisar. * Las incidencias deben documentarse con datos concretos. * Los listados con datos personales deben tratarse con prudencia. En el siguiente capítulo cerraremos el curso con buenas prácticas para mantener la biblioteca ordenada durante todo el curso escolar. ===== Vídeos de apoyo ===== ==== PMB en línea - Incidencia gvaSAI ==== {{youtube>xLeFgWHLSD8?large}} [[https://www.youtube.com/watch?v=xLeFgWHLSD8|Ver en YouTube]] ---- [[pmb:bibliotecas-escolares:start|Volver al índice del curso]]