====== 08. Administración ====== PMB tiene opciones de administración. Pero en este curso no vamos a tratar la instalación, el servidor ni la gestión técnica del servicio. Eso corresponde a la administración responsable del servicio. Aquí nos centraremos en la administración funcional de la biblioteca: las opciones que afectan al trabajo diario. Ejemplos: * ubicaciones; * tipos de usuario; * reglas básicas de préstamo; * estados de ejemplares; * permisos de trabajo; * criterios internos. La idea principal es sencilla: > Cambiar una opción de administración puede afectar a muchas personas y muchos > préstamos. Por eso hay que trabajar con prudencia. ===== Objetivos de aprendizaje ===== Al terminar este capítulo serás capaz de: * Diferenciar administración funcional y gestión técnica del servicio. * Identificar qué opciones afectan al trabajo diario de biblioteca. * Revisar ubicaciones y secciones. * Revisar tipos de usuario. * Entender la función de las reglas básicas de préstamo. * Trabajar con permisos de forma prudente. * Usar un cuaderno de cambios. * Decidir cuándo no tocar una opción y consultar antes. ===== Explicación sencilla ===== Administrar PMB no significa tocarlo todo. En una biblioteca escolar, administrar bien significa mantener un entorno coherente para que el trabajo diario sea más fácil. ==== Administración funcional ==== Es la parte que afecta a cómo se usa la biblioteca. Ejemplos: * cómo se llaman las ubicaciones; * qué tipos de usuario existen; * cuántos días dura un préstamo; * qué estados puede tener un ejemplar; * quién puede hacer préstamos; * quién puede modificar registros. Estas opciones pueden estar al alcance de la persona responsable de biblioteca, según los permisos que tenga. TODO verificar: qué opciones de administración funcional están disponibles para la persona responsable de biblioteca en el entorno PMB del centro. ==== Gestión técnica del servicio ==== Queda fuera de este curso. Incluye: * instalación; * servidor; * actualizaciones; * copias completas; * restauraciones; * cambios técnicos avanzados. Estas tareas corresponden a la administración responsable del servicio. ==== Ubicaciones ==== Las ubicaciones indican dónde están los ejemplares. Ejemplos: * biblioteca; * aula de Infantil; * aula de 5.º; * departamento de Lengua; * aula PT; * almacén. Conviene tener pocas ubicaciones y bien escritas. Demasiadas ubicaciones parecidas crean confusión. ==== Tipos de usuario ==== Los tipos de usuario sirven para aplicar criterios diferentes. Ejemplos: * alumnado; * profesorado; * personal del centro; * usuario de prueba. Pueden afectar a plazos, límites o permisos. TODO verificar: relación exacta entre tipos de usuario y reglas de préstamo en el entorno PMB del centro. ==== Reglas de préstamo ==== Las reglas de préstamo indican cómo circulan los ejemplares. Pueden incluir: * duración del préstamo; * número máximo de ejemplares; * posibilidad de renovar; * avisos o bloqueos; * tratamiento de retrasos. No conviene cambiarlas sin revisar el efecto. Un cambio pequeño puede alterar todos los préstamos futuros. ==== Permisos ==== Los permisos determinan qué puede hacer cada cuenta interna. Ejemplos: * consultar; * prestar y devolver; * catalogar; * modificar ejemplares; * acceder a informes; * tocar administración funcional. La regla práctica es: > Cada persona debe tener los permisos que necesita, no todos los permisos > posibles. ==== Cuaderno de cambios ==== El cuaderno de cambios es un registro sencillo. Sirve para anotar qué se ha cambiado, cuándo y por qué. Puede ser una tabla en un documento compartido por el equipo de biblioteca. Ejemplo: | Fecha | Cambio | Motivo | Persona | | ----- | ----------------------------- | ------------------------- | ---------- | | 10/09 | Se crea ubicación ''Aula 5PRI'' | Fondos de lectura de aula | Biblioteca | Este registro evita confusiones meses después. ===== Pasos numerados ===== ==== Antes de cambiar una opción ==== - Identifica qué problema quieres resolver. - Comprueba si el cambio afecta a préstamos, usuarios o ejemplares. - Revisa si hay una alternativa más sencilla. - Consulta con el equipo si el cambio afecta a varias personas. - Anota el cambio previsto en el cuaderno de cambios. - Haz primero una prueba si es posible. - Cambia solo una cosa cada vez. - Comprueba el resultado. - Anota el resultado final. ==== Revisar ubicaciones ==== - Entra en la zona donde se gestionan ubicaciones. - Lista las ubicaciones existentes. - Detecta nombres duplicados o parecidos. - Decide una forma única para cada ubicación. - No borres ubicaciones sin comprobar ejemplares asociados. - Corrige solo lo necesario. - Revisa después un informe o listado por ubicación. TODO verificar: pantalla exacta donde se gestionan ubicaciones en el entorno PMB del centro. ==== Revisar tipos de usuario ==== - Lista los tipos de usuario existentes. - Comprueba si se usan realmente. - Revisa si hay tipos duplicados o confusos. - Comprueba si tienen reglas de préstamo asociadas. - No elimines tipos sin revisar usuarios asociados. - Anota cualquier cambio. TODO verificar: pantalla exacta de tipos de usuario y efectos sobre reglas de préstamo. ==== Revisar reglas básicas de préstamo ==== - Localiza las reglas de préstamo. - Anota los plazos actuales. - Anota límites de ejemplares por usuario, si existen. - Comprueba si hay reglas distintas para alumnado y profesorado. - Revisa si se permiten renovaciones. - No cambies reglas durante un periodo de mucha actividad. - Si hay cambios, comunícalos al equipo. - Haz una prueba con usuario y ejemplar de prueba. TODO verificar: reglas configuradas y permisos necesarios para modificarlas. ==== Revisar permisos internos ==== - Lista las cuentas internas que usan PMB. - Anota qué tarea realiza cada persona. - Comprueba si sus permisos encajan con esa tarea. - Retira permisos innecesarios siguiendo el criterio del centro. - Evita cuentas compartidas siempre que sea posible. - Anota cambios de permisos. TODO verificar: qué gestión de permisos está disponible para el centro y qué parte corresponde a la administración responsable del servicio. ==== Usar el cuaderno de cambios ==== - Abre el documento de cambios. - Anota la fecha. - Describe el cambio en una frase. - Escribe el motivo. - Indica quién lo hizo. - Añade si requiere seguimiento. - Revisa el cuaderno antes de hacer nuevos cambios. ===== Capturas de pantalla ===== {{:pmb:bibliotecas-escolares:capturas:07-administracion.png|Zona de administración funcional}} TODO captura: listado de ubicaciones. TODO captura: edición de una ubicación. TODO captura: tipos de usuario. TODO captura: reglas básicas de préstamo. TODO captura: permisos o perfiles internos, si están disponibles. TODO captura: ejemplo de aviso antes de guardar cambios. TODO captura: documento o plantilla de cuaderno de cambios. ===== Consejos ===== * Cambia una sola cosa cada vez. * Anota todos los cambios importantes. * No borres opciones si hay datos asociados. * Evita crear ubicaciones duplicadas. * Usa nombres breves y claros. * Revisa efectos con usuarios y ejemplares de prueba. * No cambies reglas de préstamo sin comunicarlo. * Da permisos según tareas reales. * Si una opción no se entiende, no la modifiques. * Separa claramente lo funcional de lo técnico. ===== Errores frecuentes ===== * Tocar opciones de administración sin un motivo claro. * Cambiar varias cosas a la vez. * No anotar cambios. * Crear muchas ubicaciones parecidas. * Borrar tipos de usuario sin revisar usuarios asociados. * Cambiar plazos de préstamo sin avisar. * Dar permisos excesivos a todas las cuentas. * Usar una única cuenta compartida para todo. * Confundir administración funcional con gestión técnica del servicio. * Intentar resolver desde PMB un problema que corresponde a la administración responsable del servicio. Ejemplo: > Si una persona no puede entrar en PMB, puede ser un problema de cuenta, > permisos o acceso al servicio. No conviene cambiar reglas de préstamo para > resolverlo. ===== Ejercicios prácticos ===== ==== Ejercicio 1. Mapa de administración funcional ==== Rellena esta tabla. | Elemento | ¿Lo usa el centro? | Observaciones | | ------------------- | ------------------ | ------------- | | Ubicaciones | [ ] | | | Tipos de usuario | [ ] | | | Reglas de préstamo | [ ] | | | Estados de ejemplar | [ ] | | | Permisos internos | [ ] | | | Cuaderno de cambios | [ ] | | ==== Ejercicio 2. Revisar ubicaciones ==== Lista las ubicaciones actuales. | Ubicación | ¿Es clara? | Acción necesaria | | --------- | ---------- | ---------------- | | | [ ] | | | | [ ] | | | | [ ] | | | | [ ] | | Después responde: * ¿Hay nombres duplicados? * ¿Hay ubicaciones demasiado generales? * ¿Hay ubicaciones que nadie usa? * ¿Qué forma se acuerda para cada una? ==== Ejercicio 3. Revisar tipos de usuario ==== Lista los tipos de usuario. | Tipo de usuario | Uso real | Dudas | | --------------- | -------- | ----- | | | | | | | | | | | | | Después responde: * ¿Hay tipos que sobran? * ¿Hay tipos que faltan? * ¿Hay reglas distintas por tipo? * ¿Quién puede modificar estos tipos? ==== Ejercicio 4. Cuaderno de cambios ==== Crea una tabla inicial. | Fecha | Cambio | Motivo | Persona | Seguimiento | | ----- | ------ | ------ | ------- | ----------- | | | | | | | | | | | | | Practica con un cambio ficticio: > Crear la ubicación ''Aula 6PRI'' para fondos de lectura del tercer ciclo. ==== Ejercicio 5. Decidir si tocar o consultar ==== Lee cada caso y decide. | Caso | ¿Tocar desde biblioteca o consultar? | Motivo | | -------------------------------- | ------------------------------------ | ----------------------- | | Crear una ubicación nueva | | | | Cambiar duración de préstamos | | | | Restaurar datos borrados | Consultar administración | Corresponde al servicio | | Añadir un usuario interno | | Depende de permisos | | Corregir nombre de una ubicación | | | | Actualizar PMB | Consultar administración | Fuera del curso | ===== Resumen final ===== La administración funcional ayuda a mantener PMB ordenado. No es lo mismo que instalar, actualizar o mantener el servicio. Las ideas principales son: * La biblioteca puede necesitar revisar ubicaciones, tipos, reglas y permisos. * Cada cambio puede tener efectos sobre el trabajo diario. * Hay que cambiar una sola cosa cada vez. * No conviene borrar opciones con datos asociados. * Los permisos deben ajustarse a tareas reales. * El cuaderno de cambios evita confusiones. * Los aspectos técnicos corresponden a la administración responsable del servicio. En el siguiente capítulo trabajaremos copias de seguridad e incidencias desde el punto de vista de la biblioteca: qué debe saber la persona responsable y qué corresponde gestionar a la administración responsable del servicio. ===== Vídeos de apoyo ===== ==== PMB en línea - Incorporar localizaciones ==== {{youtube>G8GxlRLUkMY?large}} [[https://www.youtube.com/watch?v=G8GxlRLUkMY|Ver en YouTube]] ==== PMB en línea - Secciones ==== {{youtube>3opEIXzPXMA?large}} [[https://www.youtube.com/watch?v=3opEIXzPXMA|Ver en YouTube]] ---- [[pmb:bibliotecas-escolares:start|Volver al índice del curso]]